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Digitalisation : l’EDI optimise vos commandes !

L’EDI (Electronic Data Interchange ou Echange de données informatisé) entre deux entreprises réduit les interventions humaines nécessaires au traitement de l'information. Nos échanges deviennent ainsi (beaucoup) plus rapides et plus fiables. Entre Schüco et ses partenaires, ce process avance et libère du temps pour une meilleure communication.

Parmi les avantages majeurs de l’EDI, Nathalie Clairville (Responsable du Pôle Administration des ventes Centre Est, Sud Est et Industriels Schüco) et Didier Arsac (Responsable Achats de la Société de menuiserie Chapuis au Puy-en-Velay, 43) citent :

  • La fin de l’impression des documents papier par les clients et les fournisseurs > réduction des dépenses de papier
  • La standardisation des documents électroniques (devis, commandes, factures, bons de livraison…) > facilité de traitement
  • L’accélération du traitement des commandes et des factures
  • La fin des erreurs dues aux ressaisies manuelles

« Lorsque Schüco a proposé l’EDI à ses partenaires en 2006, notre ambition était, avant tout, de leur faciliter la vie. Ce système, intégré dans notre logiciel S-cal, évite les coups de fil ou les mails. Après avoir calculé les matériaux nécessaires pour son chantier, le fabricant peut les commander directement, à n’importe quelle heure. Il peut spécifier le caractère d’urgence de sa commande, la référence de son chantier pour obtenir une remise spéciale, un changement d’adresse de livraison, une consigne d’emballage particulière… Lorsque notre SAP ERP (progiciel de gestion intégré) réceptionne la commande, il envoie un accusé de réception. S’il détecte une anomalie dans la commande, nous appelons notre client. Ce type d’alerte est rare : les produits proposés par S-cal sont forcément disponibles.

Aujourd’hui, 45% de nos transactions sont pris en charge via notre EDI 

Libérée d’une partie des fastidieuses saisies manuelles, nos 18 assistantes commerciales - réparties sur les trois pôles de notre Administration des Ventes (Europe, Industriels, France + Export) - font évoluer nos relations commerciales vers plus de service proactif. Sur le terrain, nos Inspecteurs des Ventes soutiennent la révolution digitale menée par chaque entreprise. Chacun d’entre nous a conscience que passer de l’ère du fax à celle du tout-électronique demande un investissement important. A terme, lorsque nous parlerons tous le même langage informatique, nous gagnerons en productivité et surtout, en qualité relationnelle. »

Nathalie Clairville, Responsable du Pôle Administration des ventes Centres Est Sud Est et Industriels Schüco)

« Notre entreprise de menuiserie (Aluminium, PVC, Bois et agencement) est Partenaire Référente Schüco Aluminium et nous utilisons l’EDI depuis 3 ans. Cet échange informatisé simplifie notre procédure de commande puisqu’il conclut logiquement nos calculs sur S-cal. Nous n’avons rien à rédiger pour un fax ou un mail ! Bien sûr, je réalise encore une précommande papier que je fais valider en interne, à notre chef d’atelier qui connaît parfaitement l’état de son stock. Quand ma commande est juste, je la lance par EDI et j’obtiens un accusé de réception de Schüco en un quart d’heure.

Avec le suivi du carnet de commande, j’ai une idée précise de la date de livraison. De mon point de vue, le seul bémol du système se trouve dans la livraison en deux temps des accessoires et des profilés. Les articles de quincaillerie sont livrés (et donc payés) environ trois semaines avant les profilés qui doivent être laqués avant d’être envoyés. Ceci dit, l’EDI évite les erreurs que nous faisions dans nos copies manuelles de références pour les commandes de stocks internes. Le gain de temps pour obtenir les bons articles est appréciable ! »

Didier Arsac, Responsable Achats de la Société de menuiserie Chapuis au Puy-en-Velay (43)